Directiesecretaresse

Voor de afdeling Secretariaat zijn wij op zoek naar een

DIRECTIESECRETARESSE

Ken jij Schroeder al?

Stichting Dr. Schroeder van der Kolk (Schroeder) is een betrokken, veelzijdige, sociaal maatschappelijke onderneming en is een begrip in Den Haag en omstreken. In 1923 is Schroeder opgericht als charitatieve instelling, aanvankelijk gericht op werk en deelname aan de maatschappij voor psychiatrische patiënten. Schroeder is 100 jaar later een eigentijds mensontwikkelbedrijf dat staat voor participatie van sociaal kwetsbare mensen.

Wij begeleiden veel verschillende doelgroepen bij het herstel, behoud en de ontwikkeling van hun vaardigheden en talenten. Stappen of stapjes maken op de maatschappelijke ladder en in zelfredzaamheid, de afstand verkleinen tot de arbeidsmarkt, tot re-integratie op de reguliere arbeidsmarkt, is waar onze deelnemers voor willen gaan en waar wij hen professioneel en met veel plezier bij begeleiden.

Schroeder is volop actief in Haagse wijken. In 6 kringloopwinkels krijgen spullen een tweede kans. Dit zijn tevens gezellige ontmoetingsplekken voor Haagse burgers van alle culturen en leeftijden. Schroeder focust op duurzaamheid. Medewerkers van Schroeder maken spullen opnieuw verkoopbaar door deze op te knappen, te repareren of nieuw te vervaardigen uit afvalstoffen.

Wat ga je doen?

Als Directiesecretaresse ben je primair de steun en toeverlaat van de Directeur en zorg je ervoor dat de dag soepel verloopt. Daarnaast biedt je secretariële en administratieve en organisatorische ondersteuning aan het managementteam als de situatie daarom vraagt. Kortom wanneer er dingen geregeld moeten worden ben jij degene die dat direct oppakt!

Je takenpakket is zeer divers. Zo beheer je de agenda van de Directeur, verzorg je de notulen en actielijsten waaronder die van de Raad van Toezicht, plan je diverse interne en externen afspraken en bied je verder ondersteuning in de breedste zin van het woord. In deze functie is het van belang dat je kan meebewegen met wat er op dat moment van de Directeur gevraagd wordt, en altijd een stap vooruit denkt.

Je takenpakket bestaat o.a. uit:

– Optreden als eerste contactpunt voor de Directeur.

– Afhandelen van emailberichten.

– Zelfstandig verzorgen van correspondentie.

– Beheren van de agenda: plannen, maken en voorbereiden van afspraken.

– Plannen en organiseren van vergaderingen zoals de vergadering van de Raad van Toezicht, OR en Cliëntenraad.

– Voorbereiden van vergaderingen; zorgdragen voor vergaderstukken. Opstellen agenda’s, verzenden van uitnodigingen, registreren van deelnemers, maken presentaties.

– Notuleren bij vergaderingen.

– Uitwerken en verspreiden van notulen.

– Opvolgen van actiepunten; bewaken, signaleren, escaleren.

– Redigeren van documenten.

– Vervaardigen van rapportages.

– Signaleren op termijnen, bewaken van processen en procedures.

– Onderhouden van contacten met in- en externe belanghebbenden.

Waarom kiezen wij voor jou?

– Je hebt HBO werk- en denkniveau, tenminste een afgeronde MBO 4 opleiding;

– Je hebt kennis van bestuurlijke processen en/of verhoudingen;

– Je hebt een ruime ervaring als Directiesecretaresse;

– Jouw ervaring, zelfstandigheid, samenwerkingsvaardigheden en doorzettingsvermogen tellen zwaar mee in het profiel;

– Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse Taal, zowel in woord als geschrift;

– Je bent nauwkeurig, werkt planmatig en beschikt over organisatietalent;

– Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, bent integer, gaat professioneel met vertrouwelijke informatie om en bent in staat om 2 stappen vooruit te denken.

Waarom kies je voor ons?

– We bieden je een boeiende, uitdagende en afwisselende functie met de gelegenheid deze verder te ontwikkelen binnen een veelzijdige organisatie die volop in beweging is.

– We bieden je een bruto salaris conform CAO Sociaal Werk, schaal 7, aanstelling vooralsnog voor de duur van een jaar, met optie tot verlenging.

– Onze CAO kent een vakantie-uitkering van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, welke verwerkt zijn in het Individuele Keuzebudget. Daarnaast is er een opbouw van een Loopbaanbudget waarmee je kunt investeren in je eigen duurzame inzetbaarheid zoals bijvoorbeeld loopbaanontwikkeling of persoonlijke ontwikkeling.